Como saber quais pacientes já pagaram (conferindo o extrato)
Publicado em 29 de setembro de 2026. Conteúdo informativo — não substitui a orientação do seu contador.
Resposta curta: pegue o extrato da conta do consultório e responda, para cada crédito que entrou, de qual paciente e de qual mês ele é. O que sobrar do lado das notas é quem ainda não pagou.
A conta não é difícil. O que dá trabalho são os casos que não batem de primeira: o Pix no nome do pai, o valor pago pela metade, o pagamento que cai no mês seguinte, a transferência sua no meio dos pagamentos. Resolva cada um uma vez só e deixe anotado — é isso que impede o mesmo dinheiro de ser contado duas vezes.
Na planilha
Como fazer na mão, todo mês.
Dá para fazer sem sistema nenhum. O segredo é ter as duas listas lado a lado antes de começar.
Monte a lista do que cada paciente deve
Uma linha por paciente: o valor do mês (as sessões realizadas ou o valor combinado) e, se você já emitiu, o número da nota. Essa é a lista que vai ser riscada.
Exporte o extrato do período
No internet banking, baixe o extrato em planilha ou em OFX. Pegue alguns dias a mais depois do fim do mês: pagamento de sessão de agosto costuma cair no começo de setembro.
Separe só as entradas
Tire as saídas, os rendimentos e as transferências entre contas suas. Fica a lista de créditos que podem ser de paciente.
Bata um por um
Para cada crédito, ache o paciente pelo nome de quem pagou e pelo valor. Anote na linha do paciente a data e o valor que entrou.
Resolva o que não bateu
Crédito sem dono, valor diferente do devido, paciente com dois pagamentos. Decida e escreva a decisão — no mês seguinte você não vai lembrar.
Leia o que sobrou
Paciente sem pagamento anotado é quem ainda não pagou. Paciente com valor menor que o devido tem saldo em aberto.
Onde a conta desanda
Os casos que não batem de primeira.
O Pix veio no nome de outra pessoa
Paciente menor, casal, pai que paga pela filha adulta. O nome no extrato é de quem pagou, não de quem foi atendido. Vale anotar, no cadastro de cada paciente, quem costuma pagar.
Dois pacientes com o mesmo valor
R$ 250 de um e R$ 250 de outro no mesmo dia. O valor sozinho não decide: é o nome de quem pagou que desempata.
Pagou só uma parte
O crédito é de um paciente, mas não quita o mês. A nota não está paga nem em aberto por inteiro: tem saldo.
Pagou no mês seguinte
A nota é de agosto e o dinheiro entrou em 3 de setembro. Se você olhar só o extrato de agosto, parece que ele não pagou.
Pagou antes da nota
Quem cobra por Pix e emite a nota depois recebe o dinheiro antes de existir a nota para ligar a ele.
Recebeu fora da conta, ou pela maquininha
Dinheiro em espécie e Pix em outra conta não aparecem no extrato do consultório e precisam ser anotados à parte. A maquininha faz o contrário: o repasse cai dias depois, com a taxa descontada e às vezes somando vários pacientes, e não bate com nota nenhuma.
Na Konota
O extrato vira uma fila de perguntas.
A Konota já tem a lista do que cada paciente deve, porque é ela que monta as notas do mês. Falta só a outra metade: o que entrou na conta.
Conecte o banco
Você autoriza, no seu banco, só a leitura do extrato, e a Konota passa a buscar os créditos sozinha, enquanto a autorização valer. Se preferir, envie o arquivo do extrato em OFX. Em qualquer caso ela lê — não movimenta a sua conta.
Cada crédito vira um cartão
Com o valor, a data e, quando ela encontra, a nota que provavelmente é daquele dinheiro, com o nome do paciente.
Você responde
É ela, se a sugestão está certa. Se não está, você busca a nota certa (pelo nome do paciente, pelo número ou pelo valor), ou diz que é dinheiro seu, que é outra coisa ou que fica para depois. Quando três ou mais créditos batem sem dúvida, um botão confirma todos de uma vez.
O que entrou por fora, você registra
Dinheiro, maquininha ou um Pix numa conta que você não conectou: você lança na própria nota, com quanto entrou e quando. Se registrou a maquininha assim, marque o repasse dela no extrato como outra coisa, para o mesmo dinheiro não contar duas vezes.
A tela responde as duas perguntas
Quem ainda não pagou no mês e quanto falta; o que entrou no mês, pela data em que o dinheiro caiu, mesmo que a nota seja do mês anterior.
Exemplo com dados fictícios
- 03/09 · Pix de R$ 640,00 · Marcos Almeida
- Pai do Theo, 9 anos. A nota de agosto do Theo foi emitida no nome do Marcos, então é ela: É ela.
- 05/09 · Pix de R$ 300,00 · Camila Rocha
- A nota de agosto da Camila é de R$ 600,00. Você liga o crédito à nota e ela fica com R$ 300,00 em aberto.
- 06/09 · Transferência de R$ 2.000,00 · da sua conta pessoal
- Não é de paciente: é meu dinheiro, e o crédito sai da fila.
A última palavra é sua. A Konota sugere, e nenhum crédito do extrato vira pagamento sem uma resposta sua. A exceção é o Pix que o seu banco já confirmou: a nota recebe na hora, e o crédito é reconhecido quando aparece no extrato.
Se você tocou errado, o aviso que aparece logo depois de cada resposta tem um botão para desfazer.
Dúvidas frequentes
O que mais perguntam sobre isso.
Preciso conectar o meu banco à Konota?
Não é obrigatório, mas é o jeito mais simples: você autoriza, no seu banco, só a leitura do extrato, e a Konota passa a buscar os créditos sozinha, enquanto a autorização valer (o banco pede para renovar de tempos em tempos). Quem preferir pode enviar o arquivo do extrato em OFX, que a maioria dos bancos permite exportar pelo internet banking. Sem extrato nenhum, a Konota ainda mostra quem não pagou e deixa você registrar os pagamentos à mão.
A Konota movimenta a minha conta?
Não. Ela lê os créditos do extrato e compara com as notas. Não faz pagamento, transferência nem qualquer outra movimentação.
E se o paciente pagou só uma parte?
Você liga o crédito à nota do mesmo jeito. A nota continua em aberto pelo que falta e aparece entre as que ainda não foram pagas até o resto entrar.
O paciente pagou antes de eu emitir a nota. E agora?
O pagamento fica guardado junto da prévia da nota e passa a ser o pagamento dela depois que a nota for emitida. Nada se perde no caminho.
E quem paga em dinheiro ou na maquininha?
Você registra na própria nota, informando quanto entrou e quando, e ela passa a contar como paga. Na maquininha, quando o repasse da operadora aparecer no extrato, marque-o como outra coisa: ele é o mesmo dinheiro que você já registrou.
O extrato tem transferências minhas entre contas. Elas atrapalham?
Não. Você marca o crédito como dinheiro seu e ele sai da fila sem ser ligado a paciente nenhum. Se tocou errado, use o botão Desfazer do aviso que aparece logo depois.
A nota é de agosto e o paciente pagou em setembro. Onde isso aparece?
O pagamento aparece em setembro, o mês em que o dinheiro entrou, com a indicação de que é da nota de agosto. E a nota de agosto deixa de aparecer entre as que ainda não foram pagas.